Cum gestionezi licențele AutoCAD când echipa de proiectare crește?

Cum gestionezi licențele AutoCAD când echipa de proiectare crește?

Când un birou de proiectare are doi sau trei oameni, licențele se gestionează aproape de la sine. Pe măsură ce echipa crește, apar întrebările: cine are acces la ce program, ce se întâmplă când pleacă un angajat, câte locuri mai trebuie cumpărate și ce faci cu colegii care folosesc programul doar ocazional.

Fiecare licență AutoCAD se gestionează însă dintr-un singur loc, contul Autodesk al firmei. Mai jos găsești cum funcționează modelul actual de licențiere și ce instrumente ai la dispoziție ca să ții licențele sub control pe măsură ce echipa se mărește.

 

Licența pe utilizator: cum funcționează modelul actual

Abonamentele Autodesk pentru AutoCAD și AutoCAD LT sunt atribuite pe utilizator nominal. Fiecare loc din abonament este alocat unei persoane anume, identificată prin contul ei Autodesk, iar acea persoană se autentifică în program cu propriile date.

Avantajul pentru o echipă în creștere este că locul nu e legat de un calculator anume, ci de persoană. Iar administratorul poate muta oricând locul de la un utilizator la altul, fără reinstalări complicate.

 

Echipe și administratori

Toate abonamentele, utilizatorii și setările se gestionează în contul Autodesk, la manage.autodesk.com, organizate pe echipe. O echipă este locul central în care adminii adaugă și elimină utilizatori, atribuie licențe și modifică setări.

Pentru fiecare echipă există administratori principali și secundari, care pot adăuga și elimina utilizatori și pot schimba atribuirile. Merită reținut că rolul de administrator al utilizatorilor este separat de cel de gestionare a contractului și a plăților. Într-o firmă mai mare, aceste roluri pot fi împărțite între persoane diferite.

 

Cum atribui licențele colegilor noi

După ce inviți un utilizator nou în echipă, îi poți atribui produsul în trei moduri:

• Pe produs: alegi AutoCAD și adaugi utilizatorii care trebuie să aibă acces la el.

• Pe utilizator: alegi persoana și îi atribui produsele de care are nevoie.

• Pe grupuri: creezi grupuri, de exemplu pe departamente, și atribui produsul întregului grup deodată.

Pentru echipele mari, utilizatorii pot fi importați și atribuiți în bloc, dintr-un fișier CSV cu până la 5.000 de rânduri.

La atribuire poți alege și sursa locului. Fie îl iei din orice abonament disponibil al echipei, fie dintr-un abonament anume. A doua variantă are o consecință importantă: dacă acel abonament expiră, utilizatorul pierde accesul. Cât timp echipa are suficiente locuri, atribuirea din fondul comun menține accesul tuturor.

 

Când ai nevoie de mai multe locuri

Numărul de utilizatori care pot primi AutoCAD este dat de numărul de locuri din abonamente. Când echipa crește peste acest număr, ai nevoie de locuri suplimentare.

Pentru abonamentele eligibile, cumpărătorul poate adăuga locuri direct din cont. Locurile noi sunt disponibile imediat, iar costul se calculează proporțional până la data reînnoirii. Reducerea numărului de locuri funcționează invers: locurile existente rămân disponibile până la reînnoire, iar numărul mai mic se aplică de atunci înainte.

Autodesk recomandă ca, atunci când opțiunea de adăugare a locurilor nu este activă în cont, să contactezi un partener autorizat. CADexpert NET este partener Autodesk și te poate ajuta să dimensionezi abonamentele în funcție de creșterea echipei.

 

Colegii care folosesc AutoCAD doar ocazional

Nu toți membrii unei echipe lucrează zilnic în AutoCAD. Pentru cei care deschid programul doar din când în când, un abonament complet poate fi o investiție prea mare. Pentru ei, Autodesk oferă Flex, o variantă de plată în funcție de utilizare:

• Tokenuri cumpărate în avans: echipa cumpără un pachet de tokenuri, iar fiecare zi de folosire a unui produs consumă un număr stabilit de tokenuri.

• Acces pe 24 de ore: tokenurile se consumă pentru 24 de ore de acces la produs, de la prima deschidere.

• Oricâți utilizatori: poți atribui Flex oricâtor utilizatori și poți controla la ce produse au acces.

• Abonamentul are prioritate: dacă un utilizator are și abonament, și Flex, programul folosește abonamentul înaintea tokenurilor.

• Valabilitate de un an: tokenurile trebuie folosite în termen de un an de la cumpărare.

Flex se poate combina și cu AutoCAD LT. Colegii care lucrează zilnic în AutoCAD LT pot folosi tokenuri pentru a deschide AutoCAD complet în zilele în care un proiect cere modelare 3D sau seturile de instrumente specializate.

 

Rapoartele de utilizare: decizii pe bază de date

Pe măsură ce numărul de licențe crește, devine important să știi cum sunt folosite. Contul Autodesk oferă rapoarte de utilizare, în secțiunea Reporting:

• Utilizarea locurilor: cât sunt folosite produsele, pe produs și pe utilizator, pentru perioade de până la 12 luni.

• Raportul unificat de utilizare: utilizarea abonamentelor și a Flex într-un singur loc, exportabilă ca foaie de calcul.

• Team Insights: semnalează situații care cer atenție, de exemplu locuri neatribuite sau, pe planul Business, utilizatori care nu și-au folosit produsul în ultimele trei luni.

Aceste rapoarte te ajută să vezi cine are nevoie cu adevărat de un abonament, cine ar putea trece pe Flex și unde un loc stă nefolosit.

 

Bune practici pentru o echipă în creștere

Câteva obiceiuri simple țin licențele în ordine:

• Retrage licența la plecarea unui angajat: un loc rămas atribuit unei persoane care nu mai lucrează în firmă e un loc plătit degeaba.

• Organizează utilizatorii pe grupuri: un coleg nou adus într-un grup primește automat produsele grupului.

• Alege între AutoCAD LT și AutoCAD complet după nevoi: cei care lucrează doar în 2D nu au nevoie de versiunea completă.

• Verifică rapoartele înainte de reînnoire: datele de utilizare arată dacă numărul de locuri mai corespunde echipei.

O echipă care crește nu trebuie să însemne haos în licențe. Cu atribuiri clare, grupuri bine definite și o privire periodică pe rapoarte, fiecare coleg are acces la programul de care are nevoie, iar firma plătește doar pentru ce folosește.