Ca antreprenor ai atâtea lucruri pe cap, iar gestionarea documentelor poate părea un aspect secundar. Totuși, o arhivare corespunzătoare a documentelor stă la baza succesului pe termen lung în afaceri. Află în continuare cum să organizezi eficient documentele și care sunt avantajele unui sistem de arhivare electronică. Descoperă beneficiile colaborării cu firme specializate în servicii de arhivare, consultanță și training în acest domeniu.
Ce tipuri de documente se arhivează
Documentele unei firme ce pot fi păstrate în arhivă include facturi, contracte, chitanțe, registre contabile, documente fiscale, documente de personal ș.a. Multe industrii sunt supuse unor reglementări stricte privind păstrarea și arhivarea documentelor, cum ar fi GDPR în cazul prelucrării datelor cu caracter personal. Nerespectarea acestor reglementări poate duce la amenzi semnificative, procese judiciare sau chiar la închiderea afacerii.
Care este perioada de păstrare a documentelor în arhive
Legislația în vigoare stabilește perioadele pentru care trebuie să păstrezi anumite documente din firmă. De exemplu, documentele fiscale trebuie păstrate timp de 5 ani. Durata poate varia în funcție de natura documentului, de la câțiva ani la întreaga perioada de viață a unei companii, chiar și după radierea de la Registrul Comerțului. Este esențial să cunoști aceste termene și să le respecți, pentru a evita consecințe negative.
Cum se organizează documentele firmei în arhivă
Este esențial să implementezi un sistem de stocare și acces la documente. Utilizează dosare, etichete și sisteme digitale pentru a menține documentele organizate în arhive fizice și/sau arhive digitale. Prin categorizarea documentelor în funcție de diferite criterii, cum ar fi data, tipul documentului sau departamentul relevant, simplifici procesul de căutare și recuperare. Un sistem de indexare bine structurat, fie că este fizic sau digital, te ajută să găsești rapid documentele de care avem nevoie.
Ce reprezintă o arhivă digitală
Digitalizarea documentelor poate face procesul de gestionare a documentelor mai eficient și reduce spațiul de stocare fizică. Există multe aplicații software, inclusiv sisteme de arhivare electronică bazate pe tehnologie AI, cu scanarea și arhivarea digitală a documentelor. Astfel beneficiezi de un flux de lucru mai eficient și de o mai bună securitate a datelor de business.
Ce măsuri există pentru securitatea datelor din arhive
Documentele sensibile trebuie păstrate în siguranță pentru a evita accesul neautorizat. Acest lucru implică utilizarea de parole pentru documente digitale și seifuri sau încuietori pentru documente fizice. Documentele arhivate pot conține informații confidențiale și sensibile, cum ar fi datele cu caracter personal ale clienților sau informații financiare. Prin implementarea unor proceduri adecvate de arhivare și securizare a documentelor, o afacere poate preveni furtul de date, pierderea de informații și potențialele breșe de securitate. Protejarea informațiilor sensibile este esențială nu doar pentru a respecta cerințele legale, ci și pentru a câștiga încrederea clienților și a menține reputația afacerii.
Cum se realizează backup-ul datelor din arhive
Asigură-te că ai copii de rezervă ale documentelor importante, în special pentru cele digitale. Backup-urile pot fi stocate într-un alt loc sau în cloud pentru a preveni pierderile în caz de calamități sau defecțiuni ale echipamentelor informatice. Pe lângă o stocare sigură a copiilor de rezervă, dezvoltă și un plan clar de recuperare a datelor de pe suporturi fizice sau digitale.
Care sunt politicile și procedurile pentru arhivarea documentelor unei firme
Elaborează politici și proceduri clare pentru gestionarea și arhivarea documentelor din firmă. Asigură angajaților training și perioade de acomodare cu noile sisteme de arhivare. Angajații sunt adesea cea mai slabă verigă în lanțul securității, de aceea este esențial să fie instruiți corespunzător despre procedurile de securitate și să înțeleagă importanța protejării documentelor. Aceasta poate include aspecte precum utilizarea parolelor puternice, protejarea dispozitivelor mobile și evitarea accesului neautorizat la documente.
Cum se realizează distrugerea documentelor
La expirarea perioadei de păstrare, documentele trebuie distruse în mod corespunzător. Urmează procedurile legale și verifică modul în care documentele sensibile sunt eliminate (prin ștergere de fișiere, tăiere de hârtii ș.a.). Reglementările din domeniu specifică metodele prin care documentele pot fi distruse în mod sigur și confidențial, cum ar fi distrugerea prin distrugătorul de documente sau prin reciclare. Respectarea acestor metode este esențială pentru protejarea informațiilor și a confidențialității.
Când sunt necesare audituri și verificări ale arhivelor
Pregătește arhiva firmei pentru audituri sau alte verificări. Documentația corectă și accesul rapid la documente te ajută să faci față acestor controale. De exemplu, autoritățile fiscale sau organizațiile de reglementare pot solicita documentele financiare și fiscale ale afacerii tale, pentru a verifica corectitudinea declarațiilor fiscale sau nivelul de securitate a datelor sensibile.
Ce oferă firmele de servicii de arhivare
Ca să beneficiezi de cele mai bune arhive fizice, arhive digitale sau arhive hibride, apelează la firme ce furnizează servicii de arhivare. Solicită consultanță și training, pentru ca angajații firmei tale să beneficieze de know-how-ul necesar organizării și gestionării unui volum mare de documente, cu diferite caracteristici și necesități de arhivare. Astfel beneficiezi de siguranță, confidențialitate, soluții personalizate și sisteme de arhivare implementate corect, în conformitate cu cerințele legale.
